O desenho de Intranets requer uma metodologia apropriada que contemple os processos de trabalho da Organização e a cultura da empresa. Só assim é possível a optimização dos processos de trabalho e uma melhor comunicação.
A competência em integração de sistemas é fundamental para o sucesso de uma intranet, nomeadamente com aplicações de gestão documental, arquivo, correio electrónico e ERP’s.
Uma intranet consiste na aplicação das tecnologias da Internet às redes informáticas internas das empresas e organizações, tirando partido dos seus baixos custos, permitindo a estas a melhoria dos seus processos de negócio.
Uma vez que as redes informáticas são hoje quase omnipresentes, a sua utilização potencia exponencialmente as empresas, pelo que não é exagero considerar a intranet como uma das principais ferramentas de negócio a serem utilizadas.
Entre os seus benefícios conta-se a panóplia de aplicações tornadas possíveis, a definição de processos de work-flow com facilidade nas aplicações WebBusiness, a enorme facilidade de aprendizagem e o auto-desenvolvimento orientado por tarefas que ela fomenta, melhorando o acesso dos colaboradores à informação estratégica no desenrolar dos seus processos dentro da organização, tudo condizente à redução global dos custos operacionais.
Igualmente benéfico se apresenta o facto de serem baseadas em standards abertos que possibilitam a integração com outros tipos de software instalados na empresa e a implementação num curto espaço de tempo.
As aplicações e informação sobre Intranet constituem um veículo fundamental para adicionar valor aos processos das organizações potenciando a produtividade ao possibilitar um melhor processamento da informação e a melhoria nas decisões.
Alguns casos práticos de disponibilização de informação numa Intranet :
Informação para o seu pessoal (informação sobre a empresa, sobre as regras da mesma, jornal da empresa, comunicações dos departamentos de pessoal ou de marketing), para os seus parceiros (portefolio dos seus serviços, promoções, regras e prémios), para os seus clientes ou para os seus principais clientes (áreas individuais).
Documentação técnica, de marketing, de pós-venda, disponível para o seu pessoal, para os seus parceiros ou mesmo para os seus clientes.
Documentação para toda a empresa relacionada com Qualidade (regras ISO, instruções internas, auditorias).
Áreas colaborativas de discussão de assuntos técnicos ou de procura de soluções para a empresa.