Porquê a necessidade de uma solução de gestão documental?
A gestão de documentos é um processo essencial ao bom desempenho de uma instituição e um reflexo da sua organização interna. Grandes volumes de informação estão envolvidos, tanto oriundos do exterior como internos, o que torna fácil a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.
Torna-se assim necessário uma ferramenta que coordene a criação, a alteração, a distribuição e o arquivo dos documentos críticos para o negócio.
Vantagens de implementar uma solução de gestão documental:
- Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados
- Gestão do arquivo da empresa de uma forma centralizada
- Normalização dos documentos, processos e procedimentos
- Uniformização dos processos de trabalho
- Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos
- Controlo dos fluxos de informação (documentos e processos)
- Ganhos de eficiência administrativa e consequentemente redução de custos operacionais
- Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com fotocópias
- Possibilidade de medir a eficiência de recursos
Algumas estatísticas sobre documentos e arquivo:
- Em média, cada funcionário, perde 12% do seu tempo à procura de documentos na secretária ou no arquivo.
- 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos.
- 80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados.
- 50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou encontram-se desactualizados.
- 30% a 40% de todos os registos de informação podem ser imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original.
- O tempo dispendido na gestão de documentos representa uma das 10 actividades que mais tempo consome numa empresa.
- 15% dos documentos manuseados perdem-se.
- 7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3% estão mal arquivados.
- Em média cada documento é copiado 9 vezes.